Регистрация
Дополнительно

Продажа

Яндекс поиск
Создайте интернет-магазин на InSales
www.megastock.ruЗдесь находится аттестат нашего WM идентификатора 223034819400
SSLMasterCard SecureCodePrivate24

Verified by VISAVISA Personal Payments
Регион:
 — 
Сегодня: 26Сентября2018г. 0:34
Главная > Работодателю > Читальный зал > Как провести совещание быстро и эффективно
Выберите поиск:Ищу работуИщу сотрудниковИщу компанию
  

Как провести совещание быстро и эффективно

Как провести совещание быстро и эффективноЕще в далеком 1922 году Владимир Маяковский в своем стихотворении «Наш быт. Прозаседавшиеся» высмеял тягу бюрократов к бесконечным заседаниям, совещаниям и собраниям: «О, хотя бы еще одно заседание относительно искоренения всех заседаний!» Конечно, было бы здорово «взять и отменить» различные сборища. Но возможно ли это сделать? Ведь руководители практически ежедневно  сталкиваются с необходимостью собирать вместе людей,  которые могут решить возникшую проблему или проблемы. Как говорят, одна голова хорошо, а две лучше.
 
Современные формы видеосвязи, конференц-связи, селекторы, скайпы… Все это хоть и сокращает затраты рабочего времени, но все же никакая техника не заменит энергетики живого человеческого общения. А значит, совещания как форма работы будут существовать еще долгое время. Поэтому необходимо сделать их короткими, но вместе с тем плодотворными и эффективными. Что для этого нужно? Прежде всего необходимо правильно подготовить данное мероприятие, исключая возможность появления различных ошибок.
 
У совещательного процесса есть две глобальные проблемы. Первая — это его продолжительность. Дело даже не в том, что в результате многочасовых прений участники заседания катастрофически устают. Проблема заключается в другом — слишком дорога стоимость такого рода управленческой деятельности. Ведь на совещание, как правило, приглашают руководителей разных рангов. Продолжительные переговоры не позволяют им заниматься своей непосредственной деятельностью, а рабочее время топ-менеджеров, как известно, очень высоко оплачивается нанимателями.
 
Вторая проблема: большинство совещаний, как правило, не достигают своей цели. То есть или решение не принимают вовсе, или принимают, но необъективное. К тому же некоторые управленцы во время заседаний могут манипулировать общественным мнением. Например, таким образом:

  • Материалы для совещания подготовлены не полностью. Скажем, «забыли» положить отрицательные результаты обсуждаемых исследований. Если же слишком много документов, то участники заседания чисто физически не в состоянии досконально ознакомиться со всеми бумагами, а время поджимает…
  • Тех, кто возьмет слово на совещании, назначают, и начальник озвучивает фамилии удобных ему людей. Используют также и эффект первого и последнего выступлений, так как их запоминают лучше всего.
  • Маневрирование регламентом. (Иногда ограничение по времени доклада не оговаривают специально.) Одним выступающим «стучат», других же, наоборот, поощряют на длинные монологи, а то и нелестные высказывания в адрес оппонентов. Регламент варьируется в зависимости от целей манипулятора.
  • Маневрирование повесткой дня. Малозначительные вопросы обсуждают в первую очередь. Причем поощряется «выпуск пара» по полной программе, а затем, когда все уже накричались и выдохлись, начинается обсуждение главной проблемы, которая может подвергнуться нежелательной критике.
  • Дискредитация ненужного манипулятору вопроса путем предоставления слова наиболее агрессивно настроенным людям. Или объявление перерыва в момент, когда вот-вот примут нежелательное для манипулятора решение. В перерыве все хотят расслабиться, и можно провести нужную «доводку». Существует вариант, когда по специальному знаку приносят кофе, чай, воду. Или же искусственно прерывается обсуждение сложного вопроса, и собравшиеся переходят к рассмотрению другой проблемы.
  • Смещение акцентов обсуждаемой темы. К примеру, директор предприятия приехал на забастовку рабочих, начатую из-за невыносимых условий труда, и на собрании организаторов стачки говорил не о том, из-за чего люди вышли на улицу, а какой урон нанесла компании остановка производства.

Совещание является прекрасной возможностью перенести бремя ответственности на «решение коллектива». Поэтому манипуляторы (как правило, руководители) применяют на заседаниях столь нечестные правила игры. Мой бывший начальник действовал проще. Если ему требовалось получить коллективное «одобрямс», он собирал всех управленцев, включал кондиционер на +16 °С и не объявлял перерыв до тех пор, пока они не проголосуют за нужное ему решение. Собрание могло затянуться и на два-три часа. Но мой бывший шеф знал, что в таком холоде люди долго не просидят, да и без перерыва тоже. Казалось бы, какие незначительные нюансы — кондиционер и отсутствие перерыва, а ведь работают же! Поэтому при подготовке помещения для заседания надо учитывать следующие вещи. Оно должно быть хорошо проветрено, но не «заморожено». Кстати, замечено, что, если в совещательной комнате очень тепло, люди хоть и снимают пиджаки и развязывают галстуки, но все же сидят дольше, чувствуя себя вполне комфортно. В помещении не должно быть телефонов, селекторов и другой техники, чтобы не отвлекать собравшихся от процесса обсуждения. Но вполне уместна дополнительная мебель и живые цветы. Также необходимо запастись бумагой, ручками и карандашами, минеральной водой и стаканами. Не помешают флажки с логотипом компании, таблички с именами, бумажные папки с фирменной символикой.
 
Цель проведения заседания нужно сформулировать заранее. Допустим, «Финансовый отчет за II полугодие (главный бухгалтер Иванова Л. И.). Предложения по экономии средств предприятия (начальники отделов)». Из данной формулировки ясны цель и состав присутствующих. Последнее особенно важно, и не надо собирать на совещание «толпу». Помните закон Паркинсона: «Чем больше людей — тем дольше дебаты». Нужно пригласить только тех сотрудников, кто будет выступать (не обязательно с докладом, но и в прениях с дельными предложениями). Всего на заседании должно присутствовать не более восьми человек. Если на предприятии отделов много, то перед собранием проводят письменный опрос (в нашем примере — «Ваши предложения по экономии средств нашего предприятия»). Руководителей, представивших наиболее интересные предложения, вызывают на совещание. Например, среди его участников могут быть: генеральный директор, три начальника отделов, два руководителя направлений, инженер Петров и мастер Сидоров со своими рационализаторскими выкладками. Если же вопросов много и их обсуждение требует присутствия большого числа сотрудников, то следует сделать состав совещания переменным. В перерыве тех, чей вопрос рассмотрен, надо отпускать и приглашать других, а выступающих (в нашем случае это Петров и Сидоров) вызывать в определенное время. В любом случае нетрудно найти вариант минимизации числа присутствующих на заседании людей.
 
Перед собранием обязательно составьте четкую повестку дня с указанием регламента выступлений (предположим, не более трех минут). Ее должен получить каждый выступающий вместе с приглашением на заседание. Не злоупотребляйте пресловутым «Разное», которое так любят ставить в конце списка намеченных для обсуждения вопросов. (Чаще это слово-указание возникает оттого, что составитель повестки дня не знает, что писать, или просто боится упустить что-то важное.) Иначе, когда темы будут исчерпаны, может случиться так, что именно это «Разное» пустит дебаты по второму кругу. И тогда ваше собрание не закончится никогда.
 
Идеальная продолжительность совещания — от 40 мин. до полутора часов, но она зависит и от того, какое это собрание: проблемное, инструктивное или оперативное. Первое, естественно, может и затянуться, потому что потребует не только одного какого-то «ура-решения», а, возможно, мозгового штурма. Для инструктивного и оперативного совещаний скорее всего и 30 мин. будет много. Еще один нюанс. Часто заседание затягивается из-за опоздавших сотрудников. Любопытное наблюдение: если собрание назначить на «неровное» время (к примеру, не на 16:00, а на 16:15), опоздавших будет существенно меньше.
 
Лучшим для проведения совещаний и самым плодотворным для выполнения трудовых обязанностей временем считается утро с 10:00 до 12:00 и вечер с 16:00 до 18:00. Днем заседаний лучше не устраивать — непродуктивно, да и рабочий день нерационально разбивается. Проблемные совещания, по наблюдениям ученых, лучше созывать в среду (самый продуктивный день недели), а инструктивные и оперативные — в понедельник и пятницу.
 
Итак, вы достаточно хорошо подготовили заседание, теперь самое время проследить, чтобы оно ни затягивалось. Что только в мире не придумано для того, чтобы выступающие не нарушали принятый регламент! На предприятиях США в совещательной комнате устанавливают табло, на котором фиксируется время и «стоимость» доклада. Последнюю вычисляют довольно просто — исходя из почасовой оплаты каждого участника собрания. Существует даже коэффициент скрытых потерь, связанных с участием в заседании. Многие начальники берут пример с корпорации Xerox, где проводят совещания… без стульев. Придуманы и другие способы сокращения продолжительности доклада, скажем, применение звуковых или… мебельных сигналов. Так, в датском парламенте поднимается трибуна, если выступающий нарушает регламент. Но самый примитивный и древний способ в таких случаях — использование песочных часов.
 
Как пройдет совещание — быстро или затянется, окажется оно эффективным или нерезультативным, — во многом зависит от председательствующего. Именно он должен следить за тем, чтобы выступающие говорили по существу вопроса и не нарушали регламент. Очень важно также следить за перипетиями выступлений. Не надо копировать то время, когда старшие товарищи давили авторитетом и безапелляционностью суждений на остальных. Важно не просто выстроить выступления демократично, что необходимо для обеспечения активности собравшихся, но и правильно разместить присутствующих. Не стоит противоборствующих коллег сажать друг напротив друга, потому что в таком случае схватки не избежать. Посадите непримиримых «врагов» рядом. Как в народе говорят, «посидим рядком, поговорим ладком». Вообще, месторасположение сотрудника на совещании, если на столе нет табличек, может о многом рассказать. В психологии даже есть такой детский тест «Кого ты больше любишь?». На листке нарисован стол, четыре стула, с одной стороны стола сидит мама, с другой — папа. Маленького ребенка спрашивают, где он «сядет». Считается, что, к кому он «сядет», тот из родителей ему и ближе. На совещании руководитель, естественно, находится во главе стола, чтобы всех видеть и контролировать. Подобную позицию занимали мужчины-лидеры еще с древних времен. Они садились так, чтобы за спиной была стена пещеры, а впереди — вход в нее. Тогда в случае надобности они могли незамедлительно дать отпор неприятелю.
 
Те сотрудники, кто садится напротив руководителя, как правило, находятся в оппозиции и постоянно всем недовольны. Работник, занявший место справа от шефа, лоялен к начальнику и ловит каждое его слово, ну а цель проведения собрания, обсуждаемые вопросы и другие сослуживцы его не интересуют. Тот, кто сел слева, может руководство поддерживать, но с некоторыми оговорками. Человек в центре — миротворец, ему свойственно улаживать возникшие на совещании конфликты. Бывает, что свободных мест за столом много, а сотрудник садится «на галерке», как сторонний наблюдатель. Он слушает других и только в конце высказывается сам. Необязательно аутсайдер имеет другую точку зрения или ему все равно, что решат на собрании. Может статься, что этот человек видит проблему шире, нежели другие присутствующие в зале. Как-то на одном совещании все участники дружно решили бойкотировать просьбу компании-конкурента и продолжить работу на своем лесном участке. Каждый из присутствующих выкрикивал лозунги, бил себя в грудь, и, только когда хотели перейти к следующему вопросу, сидящий в стороне менеджер напомнил, что продолжение работ грозит экологической катастрофой.
 
И самое ужасное, конечно, это неправильно взятая, мягко говоря, тональность совещаний. Многие руководители, к сожалению, не видя дальше нужд своего собственного отдела, начинают говорить так, будто кроме них ничего больше и не существует во Вселенной. Присутствующие начинают чувствовать себя оскорбленными, и начинается… Категоричность высказываний, безапелляционность мнений, авторитарность решений — все это мешает плодотворному совещательному процессу. А как часто на одного выступающего, не согласного с другими, нападают практически все присутствующие, переходя на личности! Диалог превращается в борьбу честолюбий, и напрочь забывается цель встречи. Исправить тональность высказываний по силам председательствующему. В его власти создать нормальную обстановку, ободрить и поддержать того, кого так рьяно стремятся уничтожить участники заседания. Однако если правильно подготовить совещание (повестка дня, комфортное помещение), минимизировать количество участников (не больше восьми, только выступающие) и выбрать достойного председательствующего (соблюдение регламента, пресечение отступлений от темы и правильная тональность высказываний), то собрание пройдет быстро и окажется эффективным. И вы сможете с облегчением процитировать слова из известной песни: «Как здорово, что все мы здесь сегодня собрались!»

Zarplata.Ru

 

Комментарии

Ваш комментарий может стать первым
Оставить комментарий
отписатьсяподписаться

Оставить комментарий

  
Запрос
Ваш запрос будет отправлен организациям из каталога CREW в г. Алматы, которые смогут дать компетентный ответ. Ищите услуги и товары напрямую через нас.
Кому Вы хотите задать вопрос?
Изменить
Поиск по названию — Поиск по каталогу
Регион:
Ваше имя:
Email:
Вопрос:
Отправить вопрос